Stell dir zwei Aufgaben vor: Jeden Morgen möchtest du sehen, welche Gäste anreisen und welche Zimmer noch nicht bereit sind. Außerdem sollen neue Gästewünsche geprüft werden, damit dein Team rechtzeitig reagieren kann.
Beide Aufgaben nutzen aktuelle Daten. Beide können regelmäßig laufen. Trotzdem passen sie zu unterschiedlichen Werkzeugen.
Ein Report führt eine gespeicherte Auswertung aus. Ein Agent bearbeitet einen Auftrag und nutzt dafür bei jedem Lauf KI. Diese Unterscheidung hilft dir, für jede Aufgabe die passende Lösung zu bauen.
Was ist ein Report?
Ein Report macht Daten nach festgelegten Regeln sichtbar. Du bestimmst, welche Informationen zusammengehören, wie Kennzahlen berechnet werden und wie das Ergebnis aussehen soll.
Zum Beispiel eine Anreiseübersicht: Reservierungsreferenz, Anreisezeit, Zimmerkategorie, zugewiesenes Zimmer und Reinigungsstatus. Fehlende Zimmerzuweisungen stehen oben. Bereits eingecheckte Gäste erscheinen in einem eigenen Abschnitt.
Beim Erstellen hilft dir die KI, diese Auswertung aufzubauen. Anschließend wird ihre Definition gespeichert. Jeder weitere Lauf ruft aktuelle Daten ab und wendet dieselben Abfragen, Verknüpfungen, Berechnungen und Darstellungsregeln an – ohne einen neuen KI-Lauf. So beschreibt es auch die Report-Dokumentation.
Reports können Daten lesen und auswerten. Sie können keine Daten in deinen Quellsystemen ändern oder dort Aktionen ausführen.
Den Report speicherst du in Discontinue. Dein Team kann ihn dort aufrufen oder sich beispielsweise als PDF, Excel oder CSV zuschicken lassen. Das Dateiformat ist dabei nur eine Möglichkeit, das Ergebnis zu erhalten.
Was ist ein Agent?
Ein Agent bekommt einen Auftrag, den er bei jedem Lauf anhand der aktuellen Situation bearbeitet. Dafür nutzt er KI und die verbundenen Systeme, auf die du ihm Zugriff gibst.
Zum Beispiel: Prüfe neue Reservierungen auf besondere Wünsche. Fasse zusammen, was für die Vorbereitung des Aufenthalts relevant ist, und informiere das Front Office, wenn etwas geklärt werden muss.
Hier steht nicht nur eine feste Berechnung an. Unterschiedlich formulierte Nachrichten müssen verstanden und im Zusammenhang mit der Reservierung betrachtet werden.
Ein Agent kann auch Aktionen ausführen: ein Zimmer zuweisen oder ausgewählte Daten in einem anderen System ergänzen. Was er tun darf und wann eine Freigabe nötig ist, bestimmen dein Auftrag und die eingerichteten Berechtigungen. Mehr dazu findest du in der Agent-Dokumentation.
Ein Agent muss aber nichts verändern. Auch ein Auftrag, der nur prüft, einordnet und bei Bedarf informiert, kann gut zu einem Agenten passen.
Die Unterschiede auf einen Blick
| Frage | Report | Agent |
|---|---|---|
| Was wird wiederholt? | Eine definierte Auswertung | Ein Auftrag, der anhand aktueller Informationen bearbeitet wird |
| Wann wird KI genutzt? | Beim Aufbau oder bei Änderungen mit KI; nicht beim Ausführen der gespeicherten Auswertung | Bei jedem Lauf |
| Was entsteht? | Eine strukturierte Übersicht mit Tabellen, Kennzahlen oder Diagrammen | Je nach Auftrag eine Einordnung, Nachricht oder ausgeführte Aktion |
| Kann er Daten in verbundenen Systemen ändern? | Nein | Ja, soweit Auftrag und Berechtigungen es erlauben |
| Kann er mehrere Quellen verwenden? | Ja | Ja |
| Wann läuft er? | Bei Bedarf oder nach aktiviertem Zeitplan | Manuell oder über separat aktivierte Auslöser, etwa einen Zeitplan oder ein unterstütztes Ereignis |
Wann ist ein Report die richtige Wahl?
Ein Report passt, wenn du dieselbe Frage regelmäßig nach denselben Regeln beantworten möchtest.
Für die Frühschicht könnte das heißen: Welche Anreisen stehen heute an? Wo fehlt eine Zimmerzuweisung? Welche zugewiesenen Zimmer sind noch nicht sauber? Die Daten ändern sich jeden Tag. Die Auswertung bleibt gleich.
Das gilt auch für umfangreichere Analysen. Ein Report kann Daten aus mehreren verbundenen Quellen zusammenführen, Zeiträume vergleichen und Kennzahlen berechnen. Du könntest etwa die Zahl der Gästeanfragen aus einem Servicesystem mit den belegten Zimmernächten aus Apaleo verbinden. Eine Kennzahl wie „Anfragen pro 100 belegte Zimmernächte“ macht unterschiedliche Auslastungen besser vergleichbar.
Auch festgelegte Schwellenwerte, markierte Ausnahmen oder berechnete Korrelationen können Teil eines Reports sein. Mehrere Quellen und anspruchsvolle Berechnungen machen aus einer Auswertung noch keinen Agenten. Entscheidend ist, ob sich die gewünschte Logik vorab festlegen lässt.
Ein Report eignet sich deshalb besonders für:
- tägliche Übersichten für eine Schicht oder ein Team;
- wiederkehrende Vergleiche zwischen Zeiträumen oder Standorten;
- Kennzahlen mit einheitlichen Definitionen;
- Listen, die fehlende Angaben oder Abweichungen nach festen Regeln sichtbar machen.
Wann ist ein Agent die richtige Wahl?
Ein Agent passt, wenn die Aufgabe bei jedem Lauf eine neue Einordnung verlangt oder Aktionen in verbundenen Systemen umfasst.
Gästewünsche verstehen: „Wir kommen nach Mitternacht und reisen mit einem Kleinkind“ enthält Informationen, die für mehrere Teile der Vorbereitung relevant sein können. Ein Agent kann solche Nachrichten im Kontext der Reservierung prüfen und die zuständigen Personen auf offene Punkte hinweisen.
Zimmer zuweisen: Ein Agent kann für eine neue Reservierung nach einem passenden Zimmer suchen und die Zuweisung im Rahmen deiner Regeln und Berechtigungen ausführen. Du legst fest, welche Kriterien gelten und welche Aktionen eine Freigabe brauchen.
Daten zwischen Systemen übertragen: Vielleicht führt dein Team eine bestehende Übergabeliste in Google Sheets oder Excel. Ein Agent kann ausgewählte Daten aus Apaleo dort ergänzen oder aktualisieren, sofern die verbundenen Systeme und Berechtigungen diese Aktionen unterstützen. Das ist ein Auftrag zur Datenübertragung. Eine regelmäßig benötigte Übersicht kannst du dagegen direkt als Report in Discontinue anlegen.
Auch bei Benachrichtigungen lohnt sich ein genauer Blick: Soll einfach jeden Morgen dieselbe Auswertung ankommen, reicht ein geplanter Report. Soll der Inhalt neuer Nachrichten eingeordnet werden, um daraus gezielt einen Hinweis zu formulieren, passt ein Agent.
Wie Reports und Agenten zusammenarbeiten
Du musst nicht den gesamten Ablauf einem einzigen Werkzeug übergeben. Ein Agent kann einen Report als Datenquelle nutzen.
Für die Vorbereitung der Anreisen könnte das so aussehen:
- Der Report liefert die Übersicht. Er zeigt die heutigen Anreisen, Zimmerzuweisungen und Reinigungsstatus nach festen Regeln.
- Der Agent prüft den zusätzlichen Kontext. Er liest die relevanten Gästewünsche und arbeitet heraus, welche Punkte das Team noch klären sollte.
- Der Agent führt den beauftragten nächsten Schritt aus. Er informiert beispielsweise das Front Office oder nimmt eine ausdrücklich erlaubte Änderung vor. Vor einer Änderung prüft er den aktuellen Stand im Quellsystem.
So bleiben die Kennzahlen und Tabellen einheitlich definiert. Die zusätzliche Einordnung und mögliche Aktionen liegen im Auftrag des Agenten.
So findest du den passenden Einstieg
Beginne mit der Aufgabe im Chat. Lass dir die Informationen zeigen, frage nach und verfeinere das Ergebnis. Danach helfen drei Fragen:
- Brauche ich diese Auswertung regelmäßig mit aktuellen Daten? Erstelle einen Report.
- Müssen bei jedem Lauf neue Inhalte verstanden oder Aktionen ausgeführt werden? Erstelle einen Agenten.
- Brauche ich eine feste Übersicht und eine darauf aufbauende Bearbeitung? Kombiniere beides.
Du kannst aus dem erarbeiteten Chat-Kontext einen Report oder Agenten bauen. Einen gebauten Agenten öffnest du über das Chat-Menü in der geteilten Ansicht, bearbeitest ihn dort und führst ihn direkt aus. Die nächsten Anpassungen entstehen im selben Gespräch.
Automatische Auslöser und Zeitpläne aktivierst du separat, wenn alles passt. Das Erstellen allein startet noch keinen automatischen Betrieb.
Nimm eine Aufgabe aus deinem Alltag: Welche Informationen sollen regelmäßig sichtbar werden – und was soll anschließend damit geschehen? Daraus ergibt sich, ob du einen Report, einen Agenten oder beides brauchst.