Der Frühdienst beginnt. Welche Gäste reisen heute an? Wer hat noch kein Zimmer? Und sind die zugewiesenen Zimmer schon sauber? Um diese Fragen zu beantworten, musst du oft mehrere Ansichten öffnen und die Informationen selbst zusammenbringen.
In Discontinue beginnst du mit einer Nachricht im Chat. Du lässt dir die Daten zeigen, fragst nach und erledigst die nächsten Schritte direkt im Gespräch. Sobald der Ablauf für dich passt, kannst du daraus einen Report oder Agenten für die regelmäßige Arbeit machen.
Wir gehen das an einem Beispiel durch: Du bereitest die heutigen Anreisen vor. Daraus entstehen eine tägliche Anreiseübersicht und ein Agent, der sich um Zimmerzuweisungen kümmert.
1. Verbinde die Systeme, mit denen du arbeiten möchtest
Öffne deinen Workspace und verbinde unter Connectors die benötigten Systeme. Für unser Beispiel ist das Apaleo. Möchtest du außerdem Daten mit Google Sheets austauschen, verbindest du auch Google Workspace.
Welche Aufgaben Discontinue übernehmen kann, hängt von den verbundenen Systemen und den Berechtigungen ab, die du erteilst.
Wenn Ergebnisse später per E-Mail, Slack oder Teams an dein Team gehen sollen, richtest du das passende Ziel unter Channels ein. Mit einer Testnachricht prüfst du, ob alles am richtigen Ort ankommt.
2. Starte mit der Aufgabe, die du heute lösen möchtest
Beschreibe im Chat, was du brauchst. Du musst dafür noch keinen Report und keinen Agenten planen:
Zeige mir die heutigen Anreisen für mein Hotel als Tabelle hier im Chat. Frage nach, falls mehrere Hotels infrage kommen. Ich brauche die Reservierungsreferenz, die Anreisezeit, die gebuchte Zimmerkategorie und das zugewiesene Zimmer. Stelle Anreisen ohne Zimmer an den Anfang.
Du siehst das Ergebnis direkt im Gespräch und kannst darauf aufbauen:
Ergänze bei den zugewiesenen Zimmern den aktuellen Reinigungsstatus. Trenne Gäste, die bereits eingecheckt haben, von denen, die wir noch erwarten. Wenn eine Angabe fehlt, zeige „unbekannt“.
So entsteht Schritt für Schritt die Übersicht, die dein Team tatsächlich braucht. Du kannst Spalten ergänzen, nach einer bestimmten Reservierung fragen oder die Reihenfolge ändern. Vergleiche ein paar Einträge mit Apaleo, um zu prüfen, ob die Angaben stimmen.
3. Erledige die nächsten Schritte im selben Gespräch
Aus der Übersicht wird sichtbar, was noch zu tun ist. Du kannst Discontinue direkt damit beauftragen. Wähle dafür eine konkrete Reservierung aus der Tabelle:
Suche für diese Reservierung ein freies, sauberes Zimmer der gebuchten Kategorie, das für den gesamten Aufenthalt verfügbar ist. Zeige mir deinen Vorschlag und weise das Zimmer nach meiner Bestätigung zu. Lass Rate und Aufenthaltsdaten unverändert.
Discontinue führt die Aktion mit den dafür freigegebenen Berechtigungen aus. Anschließend kannst du dir die aktualisierte Übersicht zeigen lassen und die Zuweisung in Apaleo prüfen.
Du kannst im Chat auch Daten zwischen verbundenen Quell- und Zielsystemen übertragen. Wenn dein Team beispielsweise eine Übergabeliste in Google Sheets führt, könntest du schreiben:
Trage die noch offenen Zimmerzuweisungen in unsere verbundene Google-Sheets-Tabelle für die Übergabe ein. Frage mich, welche Tabelle und welches Tabellenblatt du verwenden sollst. Zeige mir vor dem Eintragen, welche Zeilen du ergänzen möchtest.
Du hast damit eine echte Aufgabe erledigt. Jetzt kannst du entscheiden, welche Teile davon regelmäßig laufen sollen.
4. Entscheide, was du wiederverwenden möchtest
Ein Report liefert eine wiederkehrende Auswertung. Zum Beispiel die Anreiseübersicht, die jeden Morgen mit aktuellen Daten bereitsteht. Beim Erstellen hilft die KI, die Datenabfragen, Berechnungen und Darstellung aufzubauen. Danach führt jeder Lauf die gespeicherte Definition aus, ohne neuen KI-Lauf. Reports lesen und verarbeiten Daten; sie können keine Reservierungen ändern oder andere Aktionen in deinen Quellsystemen ausführen.
Ein Agent übernimmt einen wiederkehrenden Auftrag. Zum Beispiel bei neuen Reservierungen nach einem passenden Zimmer suchen und es im Rahmen deiner Regeln und Berechtigungen zuweisen. Er nutzt bei jedem Lauf KI, um den Auftrag anhand der aktuellen Situation zu bearbeiten. Ein Agent kann auch nur prüfen und das Team informieren, wenn etwas Aufmerksamkeit braucht.
Auch die Übertragung zwischen Systemen kann ein Agent übernehmen: etwa Daten aus Apaleo lesen und ausgewählte Einträge in einer verbundenen Excel- oder Google-Sheets-Tabelle ergänzen.
Für unser Beispiel ergeben sich daraus zwei Aufgaben: Der Report gibt der Frühschicht die Übersicht. Der Agent kümmert sich um die Zimmerzuweisung.
5. Mache aus deiner Übersicht einen Report
Du musst die Aufgabe nicht neu erklären. Knüpfe im Chat an das Ergebnis an, das ihr bereits erarbeitet habt:
Erstelle aus dieser Anreiseübersicht einen Report für das gewählte Hotel. Zeige bei jedem Lauf die Anreisen des aktuellen lokalen Tages. Behalte die Spalten, die Trennung nach Anreisestatus und die Markierung fehlender Zimmerzuweisungen bei. Ergänze den aktuellen Reinigungsstatus sowie Datenquelle und Erstellungszeit.
Die Vorschau erscheint neben dem Gespräch. Schau sie dir an und beschreibe direkt im Chat, was du noch ändern möchtest:
Zeige zuerst die Anreisen, um die wir uns noch kümmern müssen. Die vollständige Liste soll darunter stehen.
Wenn die Übersicht passt, speicherst du den Report in Discontinue. Dort kannst du ihn jederzeit aufrufen und bei Bedarf auch als Excel, PDF oder CSV zustellen lassen. Wähle anschließend Empfänger, Format, Kanal und Zeitzone und richte die tägliche Zustellung um 06:30 Uhr ein. Prüfe eine Testzustellung und aktiviere den Zeitplan, wenn alles stimmt.
Damit bekommt dein Team jeden Morgen dieselbe klar strukturierte Übersicht mit aktuellen Daten.
6. Mache aus der wiederkehrenden Aufgabe einen Agenten
Auch den Agenten baust du aus dem Gespräch heraus:
Erstelle einen Agenten für die Zimmerzuweisung im gewählten Hotel. Er soll bei neuen Reservierungen prüfen, ob bereits ein Zimmer zugewiesen ist. Falls nicht, suche ein Zimmer der gebuchten Kategorie, das für den gesamten Aufenthalt verfügbar ist. Nutze die Zuweisungsregeln, die wir besprochen haben, und frage nach, wenn noch etwas fehlt.
Zeige mir den Vorschlag zur Freigabe, bevor du das Zimmer zuweist. Wenn kein passendes Zimmer verfügbar ist, informiere das Front Office mit der Reservierungsreferenz und dem Grund. Lass Raten, Aufenthaltsdaten und Reservierungsstatus unverändert.
Der erstellte Agent lässt sich über das Chat-Menü in der geteilten Ansicht öffnen. So bleiben das Gespräch und der Agent nebeneinander sichtbar. Dort kannst du ihn direkt bearbeiten, die geprüfte Version aktivieren und manuell ausführen.
Prüfe dabei auch die Berechtigungen. Für dieses Beispiel setzt ein Workspace-Admin die Zimmerzuweisung auf Ask first, damit der Agent vor der Änderung deine Freigabe einholt.
Schau dir den Testlauf an und passe den Agenten im selben Chat weiter an:
Wenn mehrere Zimmer passen, bevorzuge eines auf einer unteren Etage. Bestehende Zimmerzuweisungen sollen erhalten bleiben.
Übernimm die Änderung und teste erneut. Prüfe auch, wie der Agent mit einer bereits zugewiesenen Reservierung oder einem fehlenden passenden Zimmer umgeht.
Automatische Auslöser müssen separat aktiviert werden. Der Bau des Agenten startet noch keinen laufenden Betrieb. Wenn Auftrag, Berechtigungen und Testergebnis passen, aktivierst du den Auslöser für neue Reservierungen.
7. Entwickle den Ablauf im Alltag weiter
Die ersten Zustellungen und Läufe zeigen dir, ob dein Team mit dem Ergebnis gut arbeiten kann. Vielleicht fehlt in der Übersicht eine Spalte. Vielleicht braucht der Agent eine zusätzliche Regel.
Öffne den Report oder Agenten wieder neben dem Chat und beschreibe die Anpassung. Du kannst das Ergebnis direkt ansehen, bearbeiten und erneut ausführen. So entwickelst du den Ablauf aus der täglichen Arbeit heraus weiter.
Beginne mit einer Aufgabe, die heute ansteht. Löse sie im Chat. Mach daraus den Report oder Agenten, der deinem Team auch morgen Arbeit abnimmt.
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