Mängel im Hotel per E-Mail melden und automatisch als Auftrag anlegen
Eine E-Mail mit Foto an die Agent-Inbox genügt: Der Auftrag steht im Aufgaben-Tool, die meldende Person bekommt die Auftragsnummer.
- Auslöser
- E-Mail an die Agent-Inbox
- Richtwert
- ≈ 8 Minuten je Haus und Tag (geschätzt)
- Systeme
- Aufgaben & Projekte / Housekeeping & Wartung
Heute
Mängel werden auf Zetteln, mündlich oder als Foto im Chat gemeldet und gehen auf dem Weg zur Technik verloren.
Danach
Eine E-Mail mit Foto an die Agent-Inbox genügt: Der Auftrag steht im Aufgaben-Tool, die meldende Person bekommt die Auftragsnummer.
So richtest du es ein
- 01
Beschreib die Aufgabe
In normaler Sprache, so wie du sie einer neuen Kollegin erklären würdest. Die Beschreibung unten ist ein Startpunkt.
- 02
Prüf den ersten Lauf
Discontinue zeigt dir das Ergebnis, bevor irgendetwas regelmäßig läuft.
- 03
Ab dann läuft es
Nach Zeitplan oder wenn etwas passiert. Ändern kannst du es jederzeit im Chat.
Wenn jemand aus dem Team einen Mangel an deine Inbox schickt, oft mit Foto: Lies heraus, welches Zimmer oder welcher Bereich betroffen ist und was kaputt ist; das Foto hilft bei der Beschreibung. Leg in unserem Aufgaben-Tool einen Auftrag für die Technik an, mit Ort, Beschreibung, Meldezeit und wer gemeldet hat. Gibt es zum gleichen Mangel schon einen offenen Auftrag, leg keinen neuen an. Steht für das Zimmer heute eine Anreise im PMS, vermerk das im Auftrag. Sperr kein Zimmer. Antworte der meldenden Person im selben Verlauf mit der Auftragsnummer.
Schritt für Schritt in der Dokumentation (englisch): Agent im Chat erstellen.
So sieht das Ergebnis aus
Der Agent arbeitet nach deiner Beschreibung und meldet, was er getan hat und was offen ist.
Was du behältst
Welche Reparatur wann drankommt und ob ein Zimmer gesperrt wird, entscheidest du. Discontinue sperrt nichts.
- Gemeldet
- Zi. 214 · Duschkopf undicht, mit Foto
- Auftrag
- angelegt · TEC-418
- Hinweis
- Anreise heute 15:00
Beispieldaten. Deine Ausgabe nutzt die Daten deines Hauses.
Systeme und Berechtigungen
| Software, eins davon genügt | Zugriff | Wofür |
|---|---|---|
| Aufgaben & Projekte oder Housekeeping & Wartung | lesen und schreiben | Offene Aufträge prüfen, neuen Auftrag anlegen |
| PMS (optional) | lesen | Anreise im gemeldeten Zimmer ergänzen |
Atlassian
awork
ClickUp
Linear
monday.com
Trello
TIDY
Apaleo
Oracle OPERA Cloud
Cloudbeds
Beds24
HospitableWelche Daten und Aktionen verfügbar sind, hängt von der Schnittstelle des jeweiligen Systems ab. Du legst beim Verbinden fest, was freigegeben ist; jeder Lauf ist protokolliert.
Häufige Fragen
Sperrt Discontinue das Zimmer?
Nein. Der Auftrag vermerkt, ob heute eine Anreise ansteht; ob das Zimmer gesperrt wird, entscheidet ihr im PMS.
Welche Berechtigungen braucht „Mängel per E-Mail melden“?
Aufgaben & Projekte oder Housekeeping & Wartung (Atlassian, awork, ClickUp, Linear, monday.com, Trello oder TIDY): lesen und schreiben, Offene Aufträge prüfen, neuen Auftrag anlegen. Du legst beim Verbinden fest, welche Bereiche und Aktionen freigegeben sind. Alles andere bleibt tabu.
Was passiert, wenn eine Regel nicht greift?
Agenten arbeiten nur mit freigegebenen Systemen und Aktionen. Wo eine Regel nicht greift, entscheidet ein Mensch, und jeder Schritt ist protokolliert.