Von Gästen gemeldete Mängel im Hotel automatisch als Auftrag anlegen
Zweimal am Tag werden gemeldete Mängel als Auftrag mit Zimmer und Beschreibung angelegt, ohne Doppelte.
- Auslöser
- 2× täglich
- Richtwert
- ≈ 10 Minuten je Haus und Tag (geschätzt)
- Systeme
- Guest-Journey-Tool
- Aufgaben & Projekte / Housekeeping & Wartung
Heute
Ein Gast schreibt, dass die Dusche tropft, und die Meldung erreicht die Technik mündlich oder gar nicht.
Danach
Zweimal am Tag werden gemeldete Mängel als Auftrag mit Zimmer und Beschreibung angelegt, ohne Doppelte.
So richtest du es ein
- 01
Beschreib die Aufgabe
In normaler Sprache, so wie du sie einer neuen Kollegin erklären würdest. Die Beschreibung unten ist ein Startpunkt.
- 02
Prüf den ersten Lauf
Discontinue zeigt dir das Ergebnis, bevor irgendetwas regelmäßig läuft.
- 03
Ab dann läuft es
Nach Zeitplan oder wenn etwas passiert. Ändern kannst du es jederzeit im Chat.
Lies zweimal am Tag, um 11:00 und 17:00, die neuen Gästenachrichten aus unserem Guest-Journey-Tool. Meldet ein Gast einen Mangel, etwa eine tropfende Dusche oder eine kaputte Lampe, leg in unserem Aufgaben-Tool einen Auftrag für die Technik an: Zimmer, was gemeldet wurde, Uhrzeit. Gibt es für das Zimmer schon einen offenen Auftrag zum gleichen Mangel, leg keinen neuen an. Antworte nicht an Gäste.
Schritt für Schritt in der Dokumentation (englisch): Agent im Chat erstellen.
So sieht das Ergebnis aus
Der Agent arbeitet nach deiner Beschreibung und meldet, was er getan hat und was offen ist.
Was du behältst
Welche Reparatur wann drankommt, entscheidest du. Die Antwort an den Gast schreibt dein Team.
- Zi. 214
- Dusche tropft · Auftrag angelegt
- Zi. 318
- Klimaanlage laut · schon offen
Beispieldaten. Deine Ausgabe nutzt die Daten deines Hauses.
Systeme und Berechtigungen
| Software, eins davon genügt | Zugriff | Wofür |
|---|---|---|
| Guest-Journey-Tool | lesen | Gästenachrichten lesen |
| Aufgaben & Projekte oder Housekeeping & Wartung | lesen und schreiben | Offene Aufträge prüfen, neuen Auftrag anlegen |
| PMS (optional) | lesen | Zimmer und Aufenthalt zuordnen |
| Team-Kanäle (optional) | schreiben | Ergebnis ins Team-Postfach oder in den Kanal zustellen |
LIKE MAGIC
Hospitable
Atlassian
awork
ClickUp
Linear
monday.com
Trello
TIDY
Apaleo
Oracle OPERA Cloud
Cloudbeds
Beds24
Slack
TelegramWelche Daten und Aktionen verfügbar sind, hängt von der Schnittstelle des jeweiligen Systems ab. Du legst beim Verbinden fest, was freigegeben ist; jeder Lauf ist protokolliert.
Häufige Fragen
Entstehen doppelte Aufträge?
Vor dem Anlegen wird geprüft, ob es für das Zimmer schon einen offenen Auftrag zum gleichen Mangel gibt. Dann wird kein neuer angelegt.
Welche Berechtigungen braucht „Gemeldete Mängel als Auftrag“?
Guest-Journey-Tool (LIKE MAGIC oder Hospitable): lesen, Gästenachrichten lesen; Aufgaben & Projekte oder Housekeeping & Wartung (Atlassian, awork, ClickUp, Linear, monday.com, Trello oder TIDY): lesen und schreiben, Offene Aufträge prüfen, neuen Auftrag anlegen. Du legst beim Verbinden fest, welche Bereiche und Aktionen freigegeben sind. Alles andere bleibt tabu.
Was passiert, wenn eine Regel nicht greift?
Agenten arbeiten nur mit freigegebenen Systemen und Aktionen. Wo eine Regel nicht greift, entscheidet ein Mensch, und jeder Schritt ist protokolliert.