Aufgaben aus Hotel-Besprechungen automatisch eintragen
Jeden Abend stehen die vereinbarten Aufgaben des Tages mit Zuständigkeit und Frist im Aufgaben-Tool.
- Auslöser
- täglich 17:30
- Richtwert
- ≈ 10 Minuten je Haus und Tag (geschätzt)
- Systeme
- Termine & Meetings
- Aufgaben & Projekte
Heute
Nach der Abteilungsleiterrunde die Aufgaben aus den Notizen abtippen und verteilen, sonst gehen sie verloren.
Danach
Jeden Abend stehen die vereinbarten Aufgaben des Tages mit Zuständigkeit und Frist im Aufgaben-Tool.
So richtest du es ein
- 01
Beschreib die Aufgabe
In normaler Sprache, so wie du sie einer neuen Kollegin erklären würdest. Die Beschreibung unten ist ein Startpunkt.
- 02
Prüf den ersten Lauf
Discontinue zeigt dir das Ergebnis, bevor irgendetwas regelmäßig läuft.
- 03
Ab dann läuft es
Nach Zeitplan oder wenn etwas passiert. Ändern kannst du es jederzeit im Chat.
Nimm jeden Tag um 17:30 die aufgezeichneten internen Besprechungen des Tages, etwa die Abteilungsleiterrunde. Leg jede vereinbarte Aufgabe in unserem Aufgaben-Tool an, mit zuständiger Person, Frist und einem Satz Kontext. Prüf vorher, ob es die Aufgabe schon gibt. Aufgaben ohne klare Zuständigkeit legst du nicht an, sondern schickst sie mir.
Schritt für Schritt in der Dokumentation (englisch): Agent im Chat erstellen.
So sieht das Ergebnis aus
Der Agent arbeitet nach deiner Beschreibung und meldet, was er getan hat und was offen ist.
Was du behältst
Wer was bis wann erledigt, legt ihr in der Besprechung fest. Discontinue trägt es nur ein.
- Aufgaben angelegt
- 7
- Ohne Zuständigkeit
- 1 · an dich
Beispieldaten. Deine Ausgabe nutzt die Daten deines Hauses.
Systeme und Berechtigungen
| Software, eins davon genügt | Zugriff | Wofür |
|---|---|---|
| Termine & Meetings | lesen | Zusammenfassungen und vereinbarte Aufgaben lesen |
| Aufgaben & Projekte | lesen und schreiben | Bestehende Aufgaben prüfen, neue mit Zuständigkeit und Frist anlegen |
| Team-Kanäle (optional) | schreiben | Ergebnis ins Team-Postfach oder in den Kanal zustellen |
Demodesk
Fireflies.ai
Jamie
Modjo
Atlassian
awork
ClickUp
Linear
monday.com
Trello
Slack
TelegramWelche Daten und Aktionen verfügbar sind, hängt von der Schnittstelle des jeweiligen Systems ab. Du legst beim Verbinden fest, was freigegeben ist; jeder Lauf ist protokolliert.
Häufige Fragen
Was passiert mit Aufgaben, für die niemand zuständig ist?
Sie werden nicht angelegt, sondern gehen an dich. Zuständigkeiten vergibt ein Mensch.
Welche Berechtigungen braucht „Aufgaben aus Besprechungen“?
Termine & Meetings (Demodesk, Fireflies.ai, Jamie oder Modjo): lesen, Zusammenfassungen und vereinbarte Aufgaben lesen; Aufgaben & Projekte (Atlassian, awork, ClickUp, Linear, monday.com oder Trello): lesen und schreiben, Bestehende Aufgaben prüfen, neue mit Zuständigkeit und Frist anlegen. Du legst beim Verbinden fest, welche Bereiche und Aktionen freigegeben sind. Alles andere bleibt tabu.
Was passiert, wenn eine Regel nicht greift?
Agenten arbeiten nur mit freigegebenen Systemen und Aktionen. Wo eine Regel nicht greift, entscheidet ein Mensch, und jeder Schritt ist protokolliert.