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Team-Kanäle · Microsoft 365 + Discontinue.dev

KI-Automatisierung mit Microsoft 365 für Hotelteams

E-Mails, Kalender und Dateien aus OneDrive und SharePoint in deine Abläufe einbinden.

  • Outlook
  • OneDrive
  • SharePoint

Was Discontinue lesen und schreiben kann

Agenten-Berechtigungen
Pro BereichAdmins geben einem Agenten einen oder mehrere Bereiche frei, jeden mit eigenen Aktionen.
Reportdaten
Reportdaten je ToolManche Lesezugriffe liefern womöglich nur einen Teil der Daten; die Seite der Verbindung zeigt, welche, und jeder Report weist darauf hin.

Was die Anwendungsfälle in Microsoft 365 nutzen

  • Schreiben Ergebnis ins Team-Postfach oder in den Kanal zustellen

Du verbindest dein Konto und legst fest, welche Daten und Aktionen freigegeben sind.

Anwendungsfälle mit Microsoft 365

  • Rezeption / Front Office Agent

    Zimmer vergeben

    Um 06:30 sind die Zimmer nach euren Hausregeln im PMS eingetragen, offene Fälle sind markiert.

    • PMS
    ≈ 20 min/Tag
  • Rezeption / Front Office Report

    Tagesbriefing

    Um 07:00 liegt das Briefing im Postfach: Anreisen, Stammgäste, offene Fälle und Gruppen.

    • PMS
    ≈ 15 min/Tag
  • Rezeption / Front Office Agent

    Überbuchung prüfen

    Zweimal am Tag geprüft, eine Meldung kommt nur bei einem Treffer.

    • PMS / Channel Manager
    ≈ 2 min/Tag
  • Rezeption / Front Office ReportAgent

    Gästenachrichten zusammenfassen

    Pro Schicht eine Zusammenfassung: offene Anliegen und Übergaben für das nächste Team.

    • Guest-Journey-Tool
    ≈ 10 min/Tag
  • Housekeeping Report

    Housekeeping-Prognose

    Jeden Morgen eine Prognose je Zimmer aus der echten Durchlaufzeit.

    • PMS
    ≈ 10 min/Tag
  • Housekeeping Report

    Reinigungsplan

    Der Reinigungsplan kommt jeden Morgen fertig beim Housekeeping-Team an.

    • PMS
    • Team-Kanäle
    ≈ 10 min/Tag
  • Leitung & Back Office Report

    Tagesberichte

    Tages-, Housekeeping- und Kassenbericht kommen von selbst.

    • PMS
    ≈ 5 min/Tag
  • Buchhaltung & Finanzen Report

    Zahlungsbericht

    Zahlungsstände, offene Beträge und Abweichungen kommen regelmäßig als Bericht.

    • PMS
    ≈ 10 min/Tag
  • Technik & Wartung Report

    Wartungsfenster finden

    Passende Zeitfenster zwischen zwei Aufenthalten, abgestimmt mit den Anreisen.

    • PMS
    ≈ 3 min/Tag
  • Sicherheit & Zugang Agent

    Auffälligkeiten beim Türzugang

    Türzugänge werden mit Buchungs- und Aufenthaltsdaten abgeglichen, Auffälligkeiten gehen ans Team.

    • Türschlösser
    • PMS
    ≈ 5 min/Tag
  • Sicherheit & Zugang Report

    Nachtliste für den Sicherheitsdienst

    Jeden Abend kommt die Liste vollständig und gegen das PMS geprüft, auch ohne Nachtdienst im Haus.

    • PMS
    ≈ 5 min/Tag
  • Revenue Report

    Wochenbericht Performance

    Jeden Montag liegen Belegung, ADR und RevPAR je Haus mit Vorjahresvergleich im Postfach.

    • PMS / RMS
    ≈ 6 min/Tag
  • Revenue Agent

    Pickup überwachen

    Täglich geprüft, eine Meldung kommt nur bei einer echten Abweichung.

    • RMS / PMS
    ≈ 10 min/Tag
  • Rezeption / Front Office Agent

    VIP-Anreisen melden

    Jede neue Reservierung wird geprüft, passende Buchungen gehen sofort an das Team.

    • PMS
    ≈ 5 min/Tag
  • Leitung & Back Office Report

    Bewertungs-Digest

    Jeden Montag eine Übersicht: neue Bewertungen, wiederkehrende Themen, Entwicklung der Zufriedenheit und offene Antworten.

    • Bewertungen
    ≈ 5 min/Tag
  • Rezeption / Front Office ReportAgent

    Service-Postfach zusammenfassen

    Um 08:00 liegen alle offenen Anfragen nach Thema gruppiert vor, die ältesten zuerst.

    • Service-Postfach
    ≈ 10 min/Tag
  • Rezeption / Front Office ReportAgent

    Gästewünsche vor der Anreise

    Um 16:00 kommt eine Liste aller Wünsche für die Anreisen von morgen, mit zuständiger Abteilung.

    • PMS
    • Guest-Journey-Tool
    ≈ 10 min/Tag
  • Housekeeping Report

    Wäschebedarf planen

    Jeden Freitag liegt der Bedarf je Tag der nächsten Woche vor, gerechnet aus Abreisen, Anreisen und Bleibezimmern.

    • PMS
    ≈ 6 min/Tag
  • Leitung & Back Office Report

    Monats-Cockpit

    Am 3. jedes Monats liegen die wichtigsten Zahlen des Vormonats je Haus auf einer Seite vor, Abweichungen markiert.

    • PMS
    ≈ 6 min/Tag
  • Leitung & Back Office Agent

    Aufgaben aus Besprechungen

    Jeden Abend stehen die vereinbarten Aufgaben des Tages mit Zuständigkeit und Frist im Aufgaben-Tool.

    • Termine & Meetings
    • Aufgaben & Projekte
    ≈ 10 min/Tag
  • Buchhaltung & Finanzen Report

    Bankumsätze abgleichen

    Werktags um 09:30 sind die neuen Bankumsätze abgeglichen, nur was nicht passt, landet bei dir.

    • PMS
    • Buchhaltung & Bank
    ≈ 15 min/Tag
  • Buchhaltung & Finanzen Agent

    Forderungen ans Inkasso

    Jeden Montag eine Liste überfälliger Rechnungen; was du freigibst, wird als Inkassofall angelegt.

    • Buchhaltung & Bank / PMS
    • Buchhaltung & Bank
    ≈ 6 min/Tag
  • Technik & Wartung Agent

    Gemeldete Mängel als Auftrag

    Zweimal am Tag werden gemeldete Mängel als Auftrag mit Zimmer und Beschreibung angelegt, ohne Doppelte.

    • Guest-Journey-Tool
    • Aufgaben & Projekte / Housekeeping & Wartung
    ≈ 10 min/Tag
  • Technik & Wartung Report

    Schlösser und Batterien prüfen

    Jeden Morgen eine Liste der Schlösser mit schwacher Batterie oder ohne Verbindung, Zimmer mit Anreise zuerst.

    • Türschlösser
    ≈ 5 min/Tag
  • Sicherheit & Zugang Report

    Zugangscodes prüfen

    Jeden Morgen sind die Codes der heutigen Abreisen mit dem PMS abgeglichen, Abweichungen gehen ans Team.

    • Türschlösser
    • PMS
    ≈ 5 min/Tag
  • Revenue Report

    Mitbewerberpreise vergleichen

    Um 09:30 stehen die Marktpreise eures Mitbewerber-Sets aus dem RMS für 30 Tage neben eurer Rate, große Abstände markiert.

    • RMS
    • PMS / RMS
    ≈ 15 min/Tag
  • Revenue Report

    RMS-Empfehlungen im Überblick

    Um 08:00 eine Liste der Tage, an denen Empfehlung und Preis deutlich auseinanderliegen, mit Belegung.

    • RMS
    ≈ 10 min/Tag
  • Sales & Gruppen Agent

    Gruppenanfragen nachfassen

    Werktags bekommt jede liegengebliebene Anfrage eine Folgeaufgabe im CRM, mit der Verfügbarkeit für die angefragten Termine.

    • CRM & Leads
    ≈ 10 min/Tag
  • Sales & Gruppen Report

    Firmenkunden-Produktion

    Am 1. jedes Monats liegt die Produktion je Firma vor, mit Vorjahr, zuständiger Person und Ziel aus dem CRM.

    • PMS
    • CRM & Leads
    ≈ 6 min/Tag
  • Sales & Gruppen Agent

    Gesprächsnotizen ins CRM

    Jeden Abend stehen Zusammenfassung und nächste Schritte der Termine des Tages beim passenden Deal im CRM.

    • Termine & Meetings
    • CRM & Leads
    ≈ 10 min/Tag
  • Marketing & E-Commerce Report

    Kampagnen und Direktbuchungen

    Jeden Montag stehen Kampagnen, Website-Besuche und Direktbuchungen der Vorwoche in einem Bericht.

    • E-Mail-Marketing
    • Web-Analyse & SEO
    • PMS
    ≈ 9 min/Tag
  • Marketing & E-Commerce Report

    SEO-Sichtbarkeit

    Jeden Montag kommen Sichtbarkeit, große Ranking-Sprünge und der Vergleich mit den Mitbewerbern.

    • Web-Analyse & SEO
    ≈ 4 min/Tag
  • Personal & HR Report

    Neue Bewerbungen im Überblick

    Werktags um 08:00 kommen die neuen Bewerbungen je Stelle, lange wartende zuerst.

    • Recruiting
    ≈ 5 min/Tag
  • Personal & HR ReportAgent

    Mitarbeiterbefragung auswerten

    Am 1. jedes Monats kommen Durchschnitte, Veränderung zum Vormonat und die häufigsten Themen aus den Freitexten.

    • Formulare & Umfragen
    ≈ 4 min/Tag
  • Buchhaltung & Finanzen Agent Agent-Inbox

    Lieferantenrechnungen ablegen

    Jede Rechnung an die Agent-Inbox ist geprüft: Vollständige liegen nach deiner Freigabe in der Buchhaltung, Lücken und Doppelte gehen ans Team.

    • Buchhaltung & Bank
    • Team-Kanäle
    ≈ 10 min/Tag
  • Rezeption / Front Office Agent Agent-Inbox

    Rooming-Listen abgleichen

    Jede Liste an die Agent-Inbox ist mit dem PMS abgeglichen, die Rezeption bekommt nur die Abweichungen.

    • PMS
    • Team-Kanäle
    ≈ 12 min/Tag
  • Buchhaltung & Finanzen Report

    No-Show-Gebühren prüfen

    Um 10:30 liegt jeder No-Show und jede späte Stornierung ohne belastete Gebühr vor, mit dem Betrag laut Stornobedingung.

    • PMS
    ≈ 10 min/Tag
  • Buchhaltung & Finanzen Report

    Fällige Anzahlungen

    Um 09:15 kommt jede Reservierung, deren Anzahlung fällig und nicht bezahlt ist, Gruppen und nahe Anreisen zuerst.

    • PMS
    ≈ 8 min/Tag
  • Revenue Report

    Raten und Verfügbarkeit abgleichen

    Um 07:15 liegen alle Abweichungen der nächsten 90 Tage vor: Datum, Kategorie, Rate und beide Werte.

    • Channel Manager
    • PMS
    ≈ 10 min/Tag
  • Revenue Report

    Einzelne freie Nächte finden

    Um 08:45 liegen alle einzelnen freien Nächte der nächsten 60 Tage vor, durch den Mindestaufenthalt gesperrte zuerst.

    • PMS
    ≈ 5 min/Tag
  • Sales & Gruppen Report

    Abruf der Gruppenkontingente

    Werktags um 08:15 kommt jedes Kontingent mit schwachem Abruf vor seiner Frist, mit Ansprechperson aus dem CRM.

    • PMS
    ≈ 5 min/Tag
  • Buchhaltung & Finanzen Report

    Zahlungsstreitfälle im Blick

    Werktags um 09:45 kommen alle offenen Streitfälle mit Frist und passender Reservierung, die kürzeste Frist zuerst.

    • Zahlungen
    ≈ 3 min/Tag
  • Buchhaltung & Finanzen Report

    Doppelte Rechnungen finden

    Jeden Dienstag liegt eine Liste möglicher Doppelter vor, beide Belege nebeneinander, vor dem nächsten Zahlungslauf.

    • Buchhaltung & Bank
    ≈ 6 min/Tag
  • Sales & Gruppen Agent

    Firmenkunden ins CRM übernehmen

    Jeden Montag sind neue Firmen und Ansprechpersonen nach deiner Freigabe im CRM, mit Aufenthalten und Umsatz der Vorwoche.

    • PMS
    • CRM & Leads
    ≈ 9 min/Tag
  • Sales & Gruppen Agent

    CRM bereinigen

    Am 1. jedes Monats kommt eine Liste mit Vorschlägen; was du freigibst, ist danach im CRM korrigiert.

    • CRM & Leads
    ≈ 6 min/Tag
  • Rezeption / Front Office Report

    Doppelte Gästeprofile finden

    Jeden Mittwoch bekommt die Rezeption eine Liste wahrscheinlich doppelter Profile, je Paar mit Aufenthalten und letzter Anreise.

    • PMS
    ≈ 6 min/Tag
  • Technik & Wartung Report

    Gesperrte Zimmer im Blick

    Um 08:30 kommt jedes gesperrte Zimmer mit Grund, Dauer und Auftragsstand; vergessene Sperren fallen sofort auf.

    • PMS
    ≈ 5 min/Tag
  • Marketing & E-Commerce Agent

    Veraltete Inhalte finden

    Jeden Montag kommt eine Liste mit Vergangenem, Abgelaufenem und Links ohne Ziel, je Seite und Sprache.

    • Discontinue Pages
    • Team-Kanäle
    ≈ 6 min/Tag

Ein möglicher Ablauf

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