KI-Automatisierung mit Slack für Hotelteams

Was Discontinue lesen und schreiben kann

Agenten-Berechtigungen

Pro BereichAdmins geben einem Agenten einen oder mehrere Bereiche frei, jeden mit eigenen Aktionen.

Reportdaten

Reportdaten je ToolManche Lesezugriffe liefern womöglich nur einen Teil der Daten; die Seite der Verbindung zeigt, welche, und jeder Report weist darauf hin.

Was die Anwendungsfälle in Slack nutzen

• Schreiben Ergebnis ins Team-Postfach oder in den Kanal zustellen

Du verbindest dein Konto und legst fest, welche Daten und Aktionen freigegeben sind.

Anwendungsfälle mit Slack

• Rezeption / Front Office Agent

  Zimmer vergeben

  Um 06:30 sind die Zimmer nach euren Hausregeln im PMS eingetragen, offene Fälle sind markiert.

  • PMS

  ≈ 20 min/Tag →
• Rezeption / Front Office Report

  Tagesbriefing

  Um 07:00 liegt das Briefing im Postfach: Anreisen, Stammgäste, offene Fälle und Gruppen.

  • PMS

  ≈ 15 min/Tag →
• Rezeption / Front Office Agent

  Überbuchung prüfen

  Zweimal am Tag geprüft, eine Meldung kommt nur bei einem Treffer.

  • PMS / Channel Manager

  ≈ 2 min/Tag →
• Rezeption / Front Office ReportAgent

  Gästenachrichten zusammenfassen

  Pro Schicht eine Zusammenfassung: offene Anliegen und Übergaben für das nächste Team.

  • Guest-Journey-Tool

  ≈ 10 min/Tag →
• Housekeeping Report

  Housekeeping-Prognose

  Jeden Morgen eine Prognose je Zimmer aus der echten Durchlaufzeit.

  • PMS

  ≈ 10 min/Tag →
• Housekeeping Report

  Reinigungsstand der Anreisen

  Um 15:15 eine Liste je Anreise: noch schmutzig oder schon sauber.

  • PMS

  ≈ 5 min/Tag →
• Housekeeping Report

  Reinigungsplan

  Der Reinigungsplan kommt jeden Morgen fertig beim Housekeeping-Team an.

  • PMS
  • Team-Kanäle

  ≈ 10 min/Tag →
• Leitung & Back Office Report

  Tagesberichte

  Tages-, Housekeeping- und Kassenbericht kommen von selbst.

  • PMS

  ≈ 5 min/Tag →
• Buchhaltung & Finanzen Report

  Zahlungsbericht

  Zahlungsstände, offene Beträge und Abweichungen kommen regelmäßig als Bericht.

  • PMS

  ≈ 10 min/Tag →
• Technik & Wartung Report

  Wartungsfenster finden

  Passende Zeitfenster zwischen zwei Aufenthalten, abgestimmt mit den Anreisen.

  • PMS

  ≈ 3 min/Tag →
• Sicherheit & Zugang Agent

  Auffälligkeiten beim Türzugang

  Türzugänge werden mit Buchungs- und Aufenthaltsdaten abgeglichen, Auffälligkeiten gehen ans Team.

  • Türschlösser
  • PMS

  ≈ 5 min/Tag →
• Sicherheit & Zugang Report

  Nachtliste für den Sicherheitsdienst

  Jeden Abend kommt die Liste vollständig und gegen das PMS geprüft, auch ohne Nachtdienst im Haus.

  • PMS

  ≈ 5 min/Tag →
• Revenue Report

  Wochenbericht Performance

  Jeden Montag liegen Belegung, ADR und RevPAR je Haus mit Vorjahresvergleich im Postfach.

  • PMS / RMS

  ≈ 6 min/Tag →
• Revenue Agent

  Pickup überwachen

  Täglich geprüft, eine Meldung kommt nur bei einer echten Abweichung.

  • RMS / PMS

  ≈ 10 min/Tag →
• Rezeption / Front Office Agent

  VIP-Anreisen melden

  Jede neue Reservierung wird geprüft, passende Buchungen gehen sofort an das Team.

  • PMS

  ≈ 5 min/Tag →
• Leitung & Back Office Report

  Bewertungs-Digest

  Jeden Montag eine Übersicht: neue Bewertungen, wiederkehrende Themen, Entwicklung der Zufriedenheit und offene Antworten.

  • Bewertungen

  ≈ 5 min/Tag →
• Rezeption / Front Office ReportAgent

  Service-Postfach zusammenfassen

  Um 08:00 liegen alle offenen Anfragen nach Thema gruppiert vor, die ältesten zuerst.

  • Service-Postfach

  ≈ 10 min/Tag →
• Rezeption / Front Office ReportAgent

  Gästewünsche vor der Anreise

  Um 16:00 kommt eine Liste aller Wünsche für die Anreisen von morgen, mit zuständiger Abteilung.

  • PMS
  • Guest-Journey-Tool

  ≈ 10 min/Tag →
• Housekeeping Report

  Wäschebedarf planen

  Jeden Freitag liegt der Bedarf je Tag der nächsten Woche vor, gerechnet aus Abreisen, Anreisen und Bleibezimmern.

  • PMS

  ≈ 6 min/Tag →
• Leitung & Back Office Report

  Monats-Cockpit

  Am 3. jedes Monats liegen die wichtigsten Zahlen des Vormonats je Haus auf einer Seite vor, Abweichungen markiert.

  • PMS

  ≈ 6 min/Tag →
• Leitung & Back Office Agent

  Aufgaben aus Besprechungen

  Jeden Abend stehen die vereinbarten Aufgaben des Tages mit Zuständigkeit und Frist im Aufgaben-Tool.

  • Termine & Meetings
  • Aufgaben & Projekte

  ≈ 10 min/Tag →
• Buchhaltung & Finanzen Report

  Bankumsätze abgleichen

  Werktags um 09:30 sind die neuen Bankumsätze abgeglichen, nur was nicht passt, landet bei dir.

  • PMS
  • Buchhaltung & Bank

  ≈ 15 min/Tag →
• Buchhaltung & Finanzen Agent

  Forderungen ans Inkasso

  Jeden Montag eine Liste überfälliger Rechnungen; was du freigibst, wird als Inkassofall angelegt.

  • Buchhaltung & Bank / PMS
  • Buchhaltung & Bank

  ≈ 6 min/Tag →
• Technik & Wartung Agent

  Gemeldete Mängel als Auftrag

  Zweimal am Tag werden gemeldete Mängel als Auftrag mit Zimmer und Beschreibung angelegt, ohne Doppelte.

  • Guest-Journey-Tool
  • Aufgaben & Projekte / Housekeeping & Wartung

  ≈ 10 min/Tag →
• Technik & Wartung Report

  Schlösser und Batterien prüfen

  Jeden Morgen eine Liste der Schlösser mit schwacher Batterie oder ohne Verbindung, Zimmer mit Anreise zuerst.

  • Türschlösser

  ≈ 5 min/Tag →
• Sicherheit & Zugang Report

  Zugangscodes prüfen

  Jeden Morgen sind die Codes der heutigen Abreisen mit dem PMS abgeglichen, Abweichungen gehen ans Team.

  • Türschlösser
  • PMS

  ≈ 5 min/Tag →
• Revenue Report

  Mitbewerberpreise vergleichen

  Um 09:30 stehen die Marktpreise eures Mitbewerber-Sets aus dem RMS für 30 Tage neben eurer Rate, große Abstände markiert.

  • RMS
  • PMS / RMS

  ≈ 15 min/Tag →
• Revenue Report

  RMS-Empfehlungen im Überblick

  Um 08:00 eine Liste der Tage, an denen Empfehlung und Preis deutlich auseinanderliegen, mit Belegung.

  • RMS

  ≈ 10 min/Tag →
• Sales & Gruppen Agent

  Gruppenanfragen nachfassen

  Werktags bekommt jede liegengebliebene Anfrage eine Folgeaufgabe im CRM, mit der Verfügbarkeit für die angefragten Termine.

  • CRM & Leads

  ≈ 10 min/Tag →
• Sales & Gruppen Report

  Firmenkunden-Produktion

  Am 1. jedes Monats liegt die Produktion je Firma vor, mit Vorjahr, zuständiger Person und Ziel aus dem CRM.

  • PMS
  • CRM & Leads

  ≈ 6 min/Tag →
• Sales & Gruppen Agent

  Gesprächsnotizen ins CRM

  Jeden Abend stehen Zusammenfassung und nächste Schritte der Termine des Tages beim passenden Deal im CRM.

  • Termine & Meetings
  • CRM & Leads

  ≈ 10 min/Tag →
• Marketing & E-Commerce Report

  Kampagnen und Direktbuchungen

  Jeden Montag stehen Kampagnen, Website-Besuche und Direktbuchungen der Vorwoche in einem Bericht.

  • E-Mail-Marketing
  • Web-Analyse & SEO
  • PMS

  ≈ 9 min/Tag →
• Marketing & E-Commerce Report

  SEO-Sichtbarkeit

  Jeden Montag kommen Sichtbarkeit, große Ranking-Sprünge und der Vergleich mit den Mitbewerbern.

  • Web-Analyse & SEO

  ≈ 4 min/Tag →
• Personal & HR Report

  Neue Bewerbungen im Überblick

  Werktags um 08:00 kommen die neuen Bewerbungen je Stelle, lange wartende zuerst.

  • Recruiting

  ≈ 5 min/Tag →
• Personal & HR ReportAgent

  Mitarbeiterbefragung auswerten

  Am 1. jedes Monats kommen Durchschnitte, Veränderung zum Vormonat und die häufigsten Themen aus den Freitexten.

  • Formulare & Umfragen

  ≈ 4 min/Tag →
• Buchhaltung & Finanzen Agent Agent-Inbox

  Lieferantenrechnungen ablegen

  Jede Rechnung an die Agent-Inbox ist geprüft: Vollständige liegen nach deiner Freigabe in der Buchhaltung, Lücken und Doppelte gehen ans Team.

  • Buchhaltung & Bank
  • Team-Kanäle

  ≈ 10 min/Tag →
• Rezeption / Front Office Agent Agent-Inbox

  Rooming-Listen abgleichen

  Jede Liste an die Agent-Inbox ist mit dem PMS abgeglichen, die Rezeption bekommt nur die Abweichungen.

  • PMS
  • Team-Kanäle

  ≈ 12 min/Tag →
• Buchhaltung & Finanzen Report

  No-Show-Gebühren prüfen

  Um 10:30 liegt jeder No-Show und jede späte Stornierung ohne belastete Gebühr vor, mit dem Betrag laut Stornobedingung.

  • PMS

  ≈ 10 min/Tag →
• Buchhaltung & Finanzen Report

  Fällige Anzahlungen

  Um 09:15 kommt jede Reservierung, deren Anzahlung fällig und nicht bezahlt ist, Gruppen und nahe Anreisen zuerst.

  • PMS

  ≈ 8 min/Tag →
• Revenue Report

  Raten und Verfügbarkeit abgleichen

  Um 07:15 liegen alle Abweichungen der nächsten 90 Tage vor: Datum, Kategorie, Rate und beide Werte.

  • Channel Manager
  • PMS

  ≈ 10 min/Tag →
• Revenue Report

  Einzelne freie Nächte finden

  Um 08:45 liegen alle einzelnen freien Nächte der nächsten 60 Tage vor, durch den Mindestaufenthalt gesperrte zuerst.

  • PMS

  ≈ 5 min/Tag →
• Sales & Gruppen Report

  Abruf der Gruppenkontingente

  Werktags um 08:15 kommt jedes Kontingent mit schwachem Abruf vor seiner Frist, mit Ansprechperson aus dem CRM.

  • PMS

  ≈ 5 min/Tag →
• Buchhaltung & Finanzen Report

  Zahlungsstreitfälle im Blick

  Werktags um 09:45 kommen alle offenen Streitfälle mit Frist und passender Reservierung, die kürzeste Frist zuerst.

  • Zahlungen

  ≈ 3 min/Tag →
• Buchhaltung & Finanzen Report

  Doppelte Rechnungen finden

  Jeden Dienstag liegt eine Liste möglicher Doppelter vor, beide Belege nebeneinander, vor dem nächsten Zahlungslauf.

  • Buchhaltung & Bank

  ≈ 6 min/Tag →
• Sales & Gruppen Agent

  Firmenkunden ins CRM übernehmen

  Jeden Montag sind neue Firmen und Ansprechpersonen nach deiner Freigabe im CRM, mit Aufenthalten und Umsatz der Vorwoche.

  • PMS
  • CRM & Leads

  ≈ 9 min/Tag →
• Sales & Gruppen Agent

  CRM bereinigen

  Am 1. jedes Monats kommt eine Liste mit Vorschlägen; was du freigibst, ist danach im CRM korrigiert.

  • CRM & Leads

  ≈ 6 min/Tag →
• Rezeption / Front Office Report

  Doppelte Gästeprofile finden

  Jeden Mittwoch bekommt die Rezeption eine Liste wahrscheinlich doppelter Profile, je Paar mit Aufenthalten und letzter Anreise.

  • PMS

  ≈ 6 min/Tag →
• Technik & Wartung Report

  Gesperrte Zimmer im Blick

  Um 08:30 kommt jedes gesperrte Zimmer mit Grund, Dauer und Auftragsstand; vergessene Sperren fallen sofort auf.

  • PMS

  ≈ 5 min/Tag →
• Marketing & E-Commerce Agent

  Veraltete Inhalte finden

  Jeden Montag kommt eine Liste mit Vergangenem, Abgelaufenem und Links ohne Ziel, je Seite und Sprache.

  • Discontinue Pages
  • Team-Kanäle

  ≈ 6 min/Tag →