Notizen aus Kundenterminen im Hotel-Sales automatisch ins CRM
Jeden Abend stehen Zusammenfassung und nächste Schritte der Termine des Tages beim passenden Deal im CRM.
- Auslöser
- täglich 18:00
- Richtwert
- ≈ 10 Minuten je Haus und Tag (geschätzt)
- Systeme
- Termine & Meetings
- CRM & Leads
Heute
Nach jedem Kundentermin Notizen abtippen, ins CRM übertragen und Folgeaufgaben von Hand anlegen.
Danach
Jeden Abend stehen Zusammenfassung und nächste Schritte der Termine des Tages beim passenden Deal im CRM.
So richtest du es ein
- 01
Beschreib die Aufgabe
In normaler Sprache, so wie du sie einer neuen Kollegin erklären würdest. Die Beschreibung unten ist ein Startpunkt.
- 02
Prüf den ersten Lauf
Discontinue zeigt dir das Ergebnis, bevor irgendetwas regelmäßig läuft.
- 03
Ab dann läuft es
Nach Zeitplan oder wenn etwas passiert. Ändern kannst du es jederzeit im Chat.
Nimm jeden Abend um 18:00 die aufgezeichneten Kundentermine des Tages aus unserem Meeting-Tool. Leg zu jedem Termin beim passenden Kontakt oder Deal in unserem CRM eine kurze Notiz an: Anlass, Zimmerbedarf, Termine, Budget, offene Fragen. Mach aus den vereinbarten nächsten Schritten Aufgaben für die zuständige Person. Termine, die du keinem Deal zuordnen kannst, schick mir zur Klärung.
Schritt für Schritt in der Dokumentation (englisch): Agent im Chat erstellen.
So sieht das Ergebnis aus
Der Agent arbeitet nach deiner Beschreibung und meldet, was er getan hat und was offen ist.
Was du behältst
Was mit dem Kunden vereinbart ist, prüfst du. Discontinue schreibt nur in euer CRM, nie an Kunden.
- Ausgewertet
- 4 Termine
- Notizen im CRM
- 3 · mit 5 Aufgaben
- Zur Klärung
- 1 · kein passender Deal
Beispieldaten. Deine Ausgabe nutzt die Daten deines Hauses.
Systeme und Berechtigungen
| Software, eins davon genügt | Zugriff | Wofür |
|---|---|---|
| Termine & Meetings | lesen | Transkripte, Zusammenfassungen und vereinbarte Schritte lesen |
| CRM & Leads | lesen und schreiben | Kontakt und Deal finden, Notiz und Aufgaben anlegen |
| Team-Kanäle (optional) | schreiben | Ergebnis ins Team-Postfach oder in den Kanal zustellen |
Demodesk
Fireflies.ai
Jamie
Modjo
Pipedrive
Attio
Close
Slack
TelegramWelche Daten und Aktionen verfügbar sind, hängt von der Schnittstelle des jeweiligen Systems ab. Du legst beim Verbinden fest, was freigegeben ist; jeder Lauf ist protokolliert.
Häufige Fragen
Was, wenn ein Termin zu keinem Deal passt?
Dann legt Discontinue nichts an und schickt dir den Termin zur Klärung. Neue Deals legt dein Team an.
Welche Berechtigungen braucht „Gesprächsnotizen ins CRM“?
Termine & Meetings (Demodesk, Fireflies.ai, Jamie oder Modjo): lesen, Transkripte, Zusammenfassungen und vereinbarte Schritte lesen; CRM & Leads (Pipedrive, Attio oder Close): lesen und schreiben, Kontakt und Deal finden, Notiz und Aufgaben anlegen. Du legst beim Verbinden fest, welche Bereiche und Aktionen freigegeben sind. Alles andere bleibt tabu.
Was passiert, wenn eine Regel nicht greift?
Agenten arbeiten nur mit freigegebenen Systemen und Aktionen. Wo eine Regel nicht greift, entscheidet ein Mensch, und jeder Schritt ist protokolliert.