Gruppen- und Firmenanfragen im Hotel per E-Mail erfassen und das Angebot vorbereiten
Minuten nach dem Weiterleiten steht die Anfrage im CRM, und im selben Verlauf liegen Verfügbarkeit und ein Angebotsentwurf.
- Auslöser
- E-Mail an die Agent-Inbox
- Richtwert
- ≈ 15 Minuten je Haus und Tag (geschätzt)
- Systeme
- PMS / Channel Manager
- CRM & Leads
Heute
Jede Gruppenanfrage abtippen, Verfügbarkeit nachsehen, im CRM anlegen und ein Angebot von null schreiben.
Danach
Minuten nach dem Weiterleiten steht die Anfrage im CRM, und im selben Verlauf liegen Verfügbarkeit und ein Angebotsentwurf.
So richtest du es ein
- 01
Beschreib die Aufgabe
In normaler Sprache, so wie du sie einer neuen Kollegin erklären würdest. Die Beschreibung unten ist ein Startpunkt.
- 02
Prüf den ersten Lauf
Discontinue zeigt dir das Ergebnis, bevor irgendetwas regelmäßig läuft.
- 03
Ab dann läuft es
Nach Zeitplan oder wenn etwas passiert. Ändern kannst du es jederzeit im Chat.
Wenn jemand aus dem Team eine Gruppen- oder Firmenanfrage an deine Inbox weiterleitet: Lies Firma, Ansprechperson, Termine, Zimmerzahl, Zimmerkategorien und Tagungsbedarf heraus. Prüf im PMS, ob für die Termine genug Zimmer frei sind. Leg in unserem CRM einen Deal an oder ergänze den bestehenden der Firma, mit der Anfrage als Notiz. Antworte der Kollegin im selben Verlauf mit einer kurzen Zusammenfassung, der Verfügbarkeit je Nacht und einem Angebotsentwurf nach unseren Gruppenkonditionen. Schreib dem Kunden nicht selbst.
Schritt für Schritt in der Dokumentation (englisch): Agent im Chat erstellen.
So sieht das Ergebnis aus
Der Agent arbeitet nach deiner Beschreibung und meldet, was er getan hat und was offen ist.
Was du behältst
Angebote und Konditionen verhandelst du. Discontinue schreibt keinem Kunden; das Angebot verschickt dein Sales-Team.
- Anfrage
- Firmentagung · 35 Zi. · 12.–14.3.
- Verfügbarkeit
- 12.3.: 35 frei · 13.3.: 28 frei
- CRM
- Deal angelegt · Firma schon vorhanden
Beispieldaten. Deine Ausgabe nutzt die Daten deines Hauses.
Systeme und Berechtigungen
| Software, eins davon genügt | Zugriff | Wofür |
|---|---|---|
| PMS oder Channel Manager | lesen | Verfügbarkeit für die angefragten Termine prüfen |
| CRM & Leads | lesen und schreiben | Firma, Kontakt und Deal finden oder anlegen, Anfrage als Notiz vermerken |
| Wissen & SOPs (optional) | lesen | Gruppenkonditionen und Angebotsvorlage nachlesen |
Apaleo
Oracle OPERA Cloud
Cloudbeds
Beds24
Hospitable
Channex
Pipedrive
Attio
Close
Notion
CodaWelche Daten und Aktionen verfügbar sind, hängt von der Schnittstelle des jeweiligen Systems ab. Du legst beim Verbinden fest, was freigegeben ist; jeder Lauf ist protokolliert.
Häufige Fragen
Bekommt der Kunde die Antwort?
Nur, wenn er in Kopie steht: Die Antwort geht an die Person, die weitergeleitet hat, und an alle, die sie in Kopie gesetzt hat. Leitet Anfragen deshalb ohne den Kunden in Kopie weiter.
Welche Berechtigungen braucht „Gruppenanfragen erfassen“?
PMS oder Channel Manager (Apaleo, Oracle OPERA Cloud, Cloudbeds, Beds24, Hospitable oder Channex): lesen, Verfügbarkeit für die angefragten Termine prüfen; CRM & Leads (Pipedrive, Attio oder Close): lesen und schreiben, Firma, Kontakt und Deal finden oder anlegen, Anfrage als Notiz vermerken. Du legst beim Verbinden fest, welche Bereiche und Aktionen freigegeben sind. Alles andere bleibt tabu.
Was passiert, wenn eine Regel nicht greift?
Agenten arbeiten nur mit freigegebenen Systemen und Aktionen. Wo eine Regel nicht greift, entscheidet ein Mensch, und jeder Schritt ist protokolliert.