Monatsabschluss-Export für die Buchhaltung
Jeden Monat liegen die Excel-Dateien im SFTP-Verzeichnis der Buchhaltung, im erwarteten Dateinamen.
- Auslöser
- monatlich
- Richtwert
- ≈ 3 Minuten je Haus und Tag (geschätzt)
- Systeme
- PMS
- Buchhaltung & Bank / SFTP
Heute
Buchhaltungs- und Rechnungsdaten jeden Monat von Hand exportieren und weitergeben.
Danach
Jeden Monat liegen die Excel-Dateien im SFTP-Verzeichnis der Buchhaltung, im erwarteten Dateinamen.
So richtest du es ein
- 01
Beschreib die Aufgabe
In normaler Sprache, so wie du sie einer neuen Kollegin erklären würdest. Die Beschreibung unten ist ein Startpunkt.
- 02
Prüf den ersten Lauf
Discontinue zeigt dir das Ergebnis, bevor irgendetwas regelmäßig läuft.
- 03
Ab dann läuft es
Nach Zeitplan oder wenn etwas passiert. Ändern kannst du es jederzeit im Chat.
Leg am 2. jedes Monats um 6:00 die Buchhaltungs- und Rechnungsdaten des Vormonats als Excel-Dateien in das SFTP-Verzeichnis unserer Buchhaltung. Dateiname: Haus_JJJJ-MM_Buchhaltung.xlsx.
Schritt für Schritt in der Dokumentation (englisch): Report im Chat erstellen und Zeitplan für einen Report anlegen.
So sieht das Ergebnis aus
Der Report kommt nach Zeitplan, dorthin, wo dein Team ihn liest.
Was du behältst
Den Abschluss selbst macht deine Buchhaltung.
- Dateien
- 2 · im SFTP-Verzeichnis abgelegt
Beispieldaten. Deine Ausgabe nutzt die Daten deines Hauses.
Systeme und Berechtigungen
| Software, eins davon genügt | Zugriff | Wofür |
|---|---|---|
| PMS | lesen | Buchhaltungs- und Rechnungsdaten lesen |
| Buchhaltung & Bank oder SFTP | schreiben | Export an die Buchhaltung oder ins SFTP-Verzeichnis übergeben |
Apaleo
Oracle OPERA Cloud
Cloudbeds
Beds24
Hospitable
sevDesk
Pennylane
Qonto
Debitura
FTP / SFTPWelche Daten und Aktionen verfügbar sind, hängt von der Schnittstelle des jeweiligen Systems ab. Du legst beim Verbinden fest, was freigegeben ist; jeder Lauf ist protokolliert.
Häufige Fragen
Kann der Dateiname dem System meiner Buchhaltung folgen?
Ja. Du beschreibst das Muster einmal, jeder Export hält sich daran.
Welche Berechtigungen braucht „Monatsabschluss-Export“?
PMS (Apaleo, Oracle OPERA Cloud, Cloudbeds, Beds24 oder Hospitable): lesen, Buchhaltungs- und Rechnungsdaten lesen; Buchhaltung & Bank oder SFTP (sevDesk, Pennylane, Qonto, Debitura oder FTP / SFTP): schreiben, Export an die Buchhaltung oder ins SFTP-Verzeichnis übergeben. Du legst beim Verbinden fest, welche Bereiche und Aktionen freigegeben sind. Alles andere bleibt tabu.
Kostet jeder Lauf KI-Guthaben?
Nein. Ein Report wird einmal mit KI gebaut und läuft danach nach seiner gespeicherten Beschreibung. Geplante Report-Läufe kosten kein Guthaben.