Automatische Zimmervergabe im Hotel
Um 06:30 sind die Zimmer nach euren Hausregeln im PMS eingetragen, offene Fälle sind markiert.
- Auslöser
- täglich 06:30 oder bei neuer Reservierung
- Richtwert
- ≈ 20 Minuten je Haus und Tag (geschätzt)
- Systeme
- PMS
Heute
Jede Anreise einzeln gegen Belegungsplan, Wünsche, Sperren und Reinigungsstand prüfen.
Danach
Um 06:30 sind die Zimmer nach euren Hausregeln im PMS eingetragen, offene Fälle sind markiert.
So richtest du es ein
- 01
Beschreib die Aufgabe
In normaler Sprache, so wie du sie einer neuen Kollegin erklären würdest. Die Beschreibung unten ist ein Startpunkt.
- 02
Prüf den ersten Lauf
Discontinue zeigt dir das Ergebnis, bevor irgendetwas regelmäßig läuft.
- 03
Ab dann läuft es
Nach Zeitplan oder wenn etwas passiert. Ändern kannst du es jederzeit im Chat.
Vergib jeden Morgen um 6:30 die Zimmer für die heutigen Anreisen. Stammgäste bekommen nach Möglichkeit ihr Lieblingszimmer, barrierefreie Zimmer nur bei Bedarf, gesperrte Zimmer nie. Was in keine Regel passt, weise nicht zu, sondern schick es mit Begründung an die Rezeption.
Schritt für Schritt in der Dokumentation (englisch): Agent im Chat erstellen.
So sieht das Ergebnis aus
Der Agent arbeitet nach deiner Beschreibung und meldet, was er getan hat und was offen ist.
Was du behältst
Ausnahmen entscheidest du. Was in keine Hausregel passt, geht an die Rezeption.
- Anreisen
- 42
- Zugewiesen im PMS
- 41
- An die Rezeption
- 1 · Anreise 23:40, keine Regel greift
Beispieldaten. Deine Ausgabe nutzt die Daten deines Hauses.
Systeme und Berechtigungen
| Software, eins davon genügt | Zugriff | Wofür |
|---|---|---|
| PMS | lesen und schreiben | Anreisen und Verfügbarkeit lesen, Zimmer zuweisen |
| Team-Kanäle (optional) | schreiben | Ergebnis ins Team-Postfach oder in den Kanal zustellen |
Apaleo
Oracle OPERA Cloud
Slack
TelegramWelche Daten und Aktionen verfügbar sind, hängt von der Schnittstelle des jeweiligen Systems ab. Du legst beim Verbinden fest, was freigegeben ist; jeder Lauf ist protokolliert.
Häufige Fragen
Was passiert mit Anreisen, für die keine Regel passt?
Sie bleiben ohne Zimmer und gehen mit Begründung an die Rezeption. Discontinue weist nur zu, was eure Hausregeln eindeutig abdecken.
Welche Berechtigungen braucht „Zimmer vergeben“?
PMS (Apaleo oder Oracle OPERA Cloud): lesen und schreiben, Anreisen und Verfügbarkeit lesen, Zimmer zuweisen. Du legst beim Verbinden fest, welche Bereiche und Aktionen freigegeben sind. Alles andere bleibt tabu.
Was passiert, wenn eine Regel nicht greift?
Agenten arbeiten nur mit freigegebenen Systemen und Aktionen. Wo eine Regel nicht greift, entscheidet ein Mensch, und jeder Schritt ist protokolliert.