Rooming-Listen von Reiseveranstaltern automatisch mit dem PMS abgleichen
Jede Liste an die Agent-Inbox ist mit dem PMS abgeglichen, die Rezeption bekommt nur die Abweichungen.
- Auslöser
- E-Mail an die Agent-Inbox
- Richtwert
- ≈ 12 Minuten je Haus und Tag (geschätzt)
- Systeme
- PMS
- Team-Kanäle
Heute
Rooming-Listen aus Excel oder PDF Zeile für Zeile mit den Gruppenreservierungen im PMS vergleichen.
Danach
Jede Liste an die Agent-Inbox ist mit dem PMS abgeglichen, die Rezeption bekommt nur die Abweichungen.
So richtest du es ein
- 01
Beschreib die Aufgabe
In normaler Sprache, so wie du sie einer neuen Kollegin erklären würdest. Die Beschreibung unten ist ein Startpunkt.
- 02
Prüf den ersten Lauf
Discontinue zeigt dir das Ergebnis, bevor irgendetwas regelmäßig läuft.
- 03
Ab dann läuft es
Nach Zeitplan oder wenn etwas passiert. Ändern kannst du es jederzeit im Chat.
Wenn ein Reiseveranstalter oder eine Agentur eine Rooming-Liste an deine Inbox schickt (erlaubte Absender sind die Domains unserer Partner): Lies die Liste aus dem Anhang, Excel, CSV oder PDF. Finde die Gruppe im PMS und vergleich je Zimmer Namen, An- und Abreise und Zimmerkategorie. Schick der Rezeption nur die Abweichungen: fehlende oder zusätzliche Namen, andere Daten, andere Kategorien und mehr oder weniger Zimmer als im Kontingent. Findest du die Gruppe nicht, schick die Liste mit diesem Hinweis an die Rezeption. Ändere keine Reservierung. Dem Absender antwortest du nur mit einer kurzen Eingangsbestätigung.
Schritt für Schritt in der Dokumentation (englisch): Agent im Chat erstellen.
So sieht das Ergebnis aus
Der Agent arbeitet nach deiner Beschreibung und meldet, was er getan hat und was offen ist.
Was du behältst
Was an den Reservierungen geändert wird, entscheidet die Rezeption. Discontinue ändert keine Reservierung.
- Stimmt überein
- 20 Zimmer
- Kontingent
- Liste 22 Zimmer, PMS 24
- Zimmerkategorie
- 1 · EZ in der Liste, DZ im PMS
Beispieldaten. Deine Ausgabe nutzt die Daten deines Hauses.
Systeme und Berechtigungen
| Software, eins davon genügt | Zugriff | Wofür |
|---|---|---|
| PMS | lesen | Gruppenreservierungen mit Namen, Terminen und Zimmerkategorien lesen |
| Team-Kanäle | schreiben | Ergebnis ins Team-Postfach oder in den Kanal zustellen |
Apaleo
Oracle OPERA Cloud
Cloudbeds
Beds24
Hospitable
Slack
TelegramWelche Daten und Aktionen verfügbar sind, hängt von der Schnittstelle des jeweiligen Systems ab. Du legst beim Verbinden fest, was freigegeben ist; jeder Lauf ist protokolliert.
Häufige Fragen
Bekommt der Veranstalter die Abweichungen?
Nein. Er bekommt im selben Verlauf eine kurze Eingangsbestätigung. Die Abweichungen gehen an die Rezeption; ob und wie ihr nachfragt, entscheidet ihr.
Welche Berechtigungen braucht „Rooming-Listen abgleichen“?
PMS (Apaleo, Oracle OPERA Cloud, Cloudbeds, Beds24 oder Hospitable): lesen, Gruppenreservierungen mit Namen, Terminen und Zimmerkategorien lesen; Team-Kanäle (Slack, Microsoft 365, Google oder Telegram): schreiben, Ergebnis ins Team-Postfach oder in den Kanal zustellen. Du legst beim Verbinden fest, welche Bereiche und Aktionen freigegeben sind. Alles andere bleibt tabu.
Was passiert, wenn eine Regel nicht greift?
Agenten arbeiten nur mit freigegebenen Systemen und Aktionen. Wo eine Regel nicht greift, entscheidet ein Mensch, und jeder Schritt ist protokolliert.