Service-Postfach im Hotel automatisch zusammenfassen
Um 08:00 liegen alle offenen Anfragen nach Thema gruppiert vor, die ältesten zuerst.
- Auslöser
- täglich 08:00
- Richtwert
- ≈ 10 Minuten je Haus und Tag (geschätzt)
- Systeme
- Service-Postfach
Heute
Jeden Morgen das Service-Postfach durchscrollen, um zu sehen, was offen ist und was eilt.
Danach
Um 08:00 liegen alle offenen Anfragen nach Thema gruppiert vor, die ältesten zuerst.
So richtest du es ein
- 01
Beschreib die Aufgabe
In normaler Sprache, so wie du sie einer neuen Kollegin erklären würdest. Die Beschreibung unten ist ein Startpunkt.
- 02
Prüf den ersten Lauf
Discontinue zeigt dir das Ergebnis, bevor irgendetwas regelmäßig läuft.
- 03
Ab dann läuft es
Nach Zeitplan oder wenn etwas passiert. Ändern kannst du es jederzeit im Chat.
Fass jeden Morgen um 8:00 die offenen Anfragen in unserem Service-Postfach zusammen: ein Satz je Anfrage, gruppiert nach Thema (Rechnung, Buchungsänderung, Fundsache, Sonstiges), die älteste zuerst. Steht eine Reservierungsnummer drin, ergänze das Anreisedatum aus dem PMS. Antworte nicht selbst.
Schritt für Schritt in der Dokumentation (englisch): Report im Chat erstellen und Zeitplan für einen Report anlegen oder Agent im Chat erstellen.
So sieht das Ergebnis aus
Der Agent arbeitet nach deiner Beschreibung und meldet, was er getan hat und was offen ist.
Was du behältst
Antworten an Gäste schreibt dein Team. Discontinue antwortet nicht selbst.
- Offen
- 17 · älteste seit 3 Tagen
- Rechnungen
- 6
- Buchungsänderungen
- 5 · 2 mit Anreise diese Woche
Beispieldaten. Deine Ausgabe nutzt die Daten deines Hauses.
Systeme und Berechtigungen
| Software, eins davon genügt | Zugriff | Wofür |
|---|---|---|
| Service-Postfach | lesen | Offene Anfragen und Verläufe lesen |
| PMS (optional) | lesen | Reservierung zur Anfrage zuordnen |
| Team-Kanäle (optional) | schreiben | Ergebnis ins Team-Postfach oder in den Kanal zustellen |
Help Scout
Intercom
Apaleo
Oracle OPERA Cloud
Cloudbeds
Beds24
Hospitable
Slack
TelegramWelche Daten und Aktionen verfügbar sind, hängt von der Schnittstelle des jeweiligen Systems ab. Du legst beim Verbinden fest, was freigegeben ist; jeder Lauf ist protokolliert.
Häufige Fragen
Lässt sich die Zusammenfassung nach Haus trennen?
Ja, wenn eure Anfragen je Haus in eigenen Postfächern oder mit Schlagworten liegen. Das beschreibst du beim Einrichten.
Welche Berechtigungen braucht „Service-Postfach zusammenfassen“?
Service-Postfach (Help Scout oder Intercom): lesen, Offene Anfragen und Verläufe lesen. Du legst beim Verbinden fest, welche Bereiche und Aktionen freigegeben sind. Alles andere bleibt tabu.
Was passiert, wenn eine Regel nicht greift?
Agenten arbeiten nur mit freigegebenen Systemen und Aktionen. Wo eine Regel nicht greift, entscheidet ein Mensch, und jeder Schritt ist protokolliert.