Gruppen- und Firmenanfragen im Hotel automatisch nachfassen
Werktags bekommt jede liegengebliebene Anfrage eine Folgeaufgabe im CRM, mit der Verfügbarkeit für die angefragten Termine.
- Auslöser
- werktags 09:00
- Richtwert
- ≈ 10 Minuten je Haus und Tag (geschätzt)
- Systeme
- CRM & Leads
Heute
Im CRM suchen, welche Gruppen- und Firmenanfragen seit Tagen ohne nächsten Schritt liegen.
Danach
Werktags bekommt jede liegengebliebene Anfrage eine Folgeaufgabe im CRM, mit der Verfügbarkeit für die angefragten Termine.
So richtest du es ein
- 01
Beschreib die Aufgabe
In normaler Sprache, so wie du sie einer neuen Kollegin erklären würdest. Die Beschreibung unten ist ein Startpunkt.
- 02
Prüf den ersten Lauf
Discontinue zeigt dir das Ergebnis, bevor irgendetwas regelmäßig läuft.
- 03
Ab dann läuft es
Nach Zeitplan oder wenn etwas passiert. Ändern kannst du es jederzeit im Chat.
Prüf werktags um 9:00 in unserem CRM alle offenen Gruppen- und Firmenanfragen. Hat eine seit mehr als 2 Werktagen keinen nächsten Schritt, leg eine Folgeaufgabe für die zuständige Person an und vermerk darin, ob für die angefragten Termine laut PMS noch genug Zimmer frei sind. Schick mir danach eine kurze Liste. Schreib keinem Kunden selbst.
Schritt für Schritt in der Dokumentation (englisch): Agent im Chat erstellen.
So sieht das Ergebnis aus
Der Agent arbeitet nach deiner Beschreibung und meldet, was er getan hat und was offen ist.
Was du behältst
Angebote und Konditionen verhandelst du. Discontinue legt nur Aufgaben in eurem CRM an und schreibt keinem Kunden.
- Offene Anfragen
- 14
- Ohne nächsten Schritt
- 3 · Folgeaufgabe angelegt
- Älteste
- Tagung, 40 Zi., 12.–14.3. · seit 5 Tagen
Beispieldaten. Deine Ausgabe nutzt die Daten deines Hauses.
Systeme und Berechtigungen
| Software, eins davon genügt | Zugriff | Wofür |
|---|---|---|
| CRM & Leads | lesen und schreiben | Offene Anfragen und Deals lesen, Folgeaufgaben anlegen |
| PMS (optional) | lesen | Verfügbarkeit für die angefragten Termine prüfen |
| Team-Kanäle (optional) | schreiben | Ergebnis ins Team-Postfach oder in den Kanal zustellen |
Pipedrive
Attio
Close
Apaleo
Oracle OPERA Cloud
Cloudbeds
Beds24
Hospitable
Slack
TelegramWelche Daten und Aktionen verfügbar sind, hängt von der Schnittstelle des jeweiligen Systems ab. Du legst beim Verbinden fest, was freigegeben ist; jeder Lauf ist protokolliert.
Häufige Fragen
Schreibt Discontinue den Kunden?
Nein. Es legt Aufgaben im CRM an und meldet, was offen ist. Angebote und Antworten verschickt dein Sales-Team.
Welche Berechtigungen braucht „Gruppenanfragen nachfassen“?
CRM & Leads (Pipedrive, Attio oder Close): lesen und schreiben, Offene Anfragen und Deals lesen, Folgeaufgaben anlegen. Du legst beim Verbinden fest, welche Bereiche und Aktionen freigegeben sind. Alles andere bleibt tabu.
Was passiert, wenn eine Regel nicht greift?
Agenten arbeiten nur mit freigegebenen Systemen und Aktionen. Wo eine Regel nicht greift, entscheidet ein Mensch, und jeder Schritt ist protokolliert.