Abruf von Gruppenkontingenten im Hotel vor der Abruffrist automatisch prüfen
Werktags um 08:15 kommt jedes Kontingent mit schwachem Abruf vor seiner Frist, mit Ansprechperson aus dem CRM.
- Auslöser
- werktags 08:15
- Richtwert
- ≈ 5 Minuten je Haus und Tag (geschätzt)
- Systeme
- PMS
Heute
Kontingente mit schwachem Abruf fallen oft erst am Stichtag auf, zu spät zum Nachfassen oder für einen früheren Verkauf.
Danach
Werktags um 08:15 kommt jedes Kontingent mit schwachem Abruf vor seiner Frist, mit Ansprechperson aus dem CRM.
So richtest du es ein
- 01
Beschreib die Aufgabe
In normaler Sprache, so wie du sie einer neuen Kollegin erklären würdest. Die Beschreibung unten ist ein Startpunkt.
- 02
Prüf den ersten Lauf
Discontinue zeigt dir das Ergebnis, bevor irgendetwas regelmäßig läuft.
- 03
Ab dann läuft es
Nach Zeitplan oder wenn etwas passiert. Ändern kannst du es jederzeit im Chat.
Schick dem Sales-Team werktags um 8:15 alle Gruppenkontingente, deren Abruffrist in den nächsten 14 Tagen endet und die zu weniger als 70 % abgerufen sind: Gruppe, Anreise, Zimmer im Kontingent, abgerufene Zimmer, Abruffrist und die Ansprechperson aus unserem CRM. Die nächste Frist zuerst. Gib keine Zimmer frei und schreib keinem Kunden.
Schritt für Schritt in der Dokumentation (englisch): Report im Chat erstellen und Zeitplan für einen Report anlegen.
So sieht das Ergebnis aus
Der Report kommt nach Zeitplan, dorthin, wo dein Team ihn liest.
Was du behältst
Ob ein Kontingent freigegeben, verlängert oder nachgefasst wird, entscheidest du. Discontinue gibt keine Zimmer frei und schreibt keinem Kunden.
- Tagung · Anreise 12.3.
- 18 von 40 abgerufen · Frist Fr, 20.2.
- Hochzeit · Anreise 7.3.
- 9 von 15 abgerufen · Frist Mo, 23.2.
Beispieldaten. Deine Ausgabe nutzt die Daten deines Hauses.
Systeme und Berechtigungen
| Software, eins davon genügt | Zugriff | Wofür |
|---|---|---|
| PMS | lesen | Gruppenkontingente, abgerufene Zimmer und Abruffristen lesen |
| CRM & Leads (optional) | lesen | Ansprechperson der Gruppe ergänzen |
| Team-Kanäle (optional) | schreiben | Ergebnis ins Team-Postfach oder in den Kanal zustellen |
Apaleo
Oracle OPERA Cloud
Cloudbeds
Beds24
Hospitable
Pipedrive
Attio
Close
HubSpot
Slack
TelegramWelche Daten und Aktionen verfügbar sind, hängt von der Schnittstelle des jeweiligen Systems ab. Du legst beim Verbinden fest, was freigegeben ist; jeder Lauf ist protokolliert.
Häufige Fragen
Gibt Discontinue nicht abgerufene Zimmer frei?
Nein. Der Bericht zeigt Abruf und Frist; ob ihr freigebt, verlängert oder beim Kunden nachfasst, entscheidet dein Sales-Team.
Welche Berechtigungen braucht „Abruf der Gruppenkontingente“?
PMS (Apaleo, Oracle OPERA Cloud, Cloudbeds, Beds24 oder Hospitable): lesen, Gruppenkontingente, abgerufene Zimmer und Abruffristen lesen. Du legst beim Verbinden fest, welche Bereiche und Aktionen freigegeben sind. Alles andere bleibt tabu.
Kostet jeder Lauf KI-Guthaben?
Nein. Ein Report wird einmal mit KI gebaut und läuft danach nach seiner gespeicherten Beschreibung. Geplante Report-Läufe kosten kein Guthaben.