Lieferantenrechnungen im Hotel automatisch prüfen und ablegen
Jede Rechnung an die Agent-Inbox ist geprüft: Vollständige liegen nach deiner Freigabe in der Buchhaltung, Lücken und Doppelte gehen ans Team.
- Auslöser
- E-Mail an die Agent-Inbox
- Richtwert
- ≈ 10 Minuten je Haus und Tag (geschätzt)
- Systeme
- Buchhaltung & Bank
- Team-Kanäle
Heute
Lieferantenrechnungen im Postfach öffnen, Pflichtangaben prüfen, nach Doppelten suchen und von Hand in die Buchhaltung übertragen.
Danach
Jede Rechnung an die Agent-Inbox ist geprüft: Vollständige liegen nach deiner Freigabe in der Buchhaltung, Lücken und Doppelte gehen ans Team.
So richtest du es ein
- 01
Beschreib die Aufgabe
In normaler Sprache, so wie du sie einer neuen Kollegin erklären würdest. Die Beschreibung unten ist ein Startpunkt.
- 02
Prüf den ersten Lauf
Discontinue zeigt dir das Ergebnis, bevor irgendetwas regelmäßig läuft.
- 03
Ab dann läuft es
Nach Zeitplan oder wenn etwas passiert. Ändern kannst du es jederzeit im Chat.
Wenn ein Lieferant eine Rechnung an deine Inbox schickt (erlaubte Absender sind die Domains unserer Lieferanten): Lies die Rechnung aus dem Anhang, PDF oder Foto, und prüf die Pflichtangaben: Name und Anschrift von Lieferant und Hotel, Steuer- oder USt-IdNr., Rechnungsnummer und -datum, Leistung und Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Prüf in unserer Buchhaltung, ob es die Rechnung schon gibt, gleiche Rechnungsnummer beim gleichen Lieferanten. Ist sie vollständig und neu, leg sie nach Freigabe dort als Beleg ab. Fehlt etwas oder ist sie doppelt, leg nichts ab und schick dem Buchhaltungs-Team, was fehlt. Bezahl nichts. Dem Lieferanten antwortest du nur mit einer kurzen Eingangsbestätigung.
Schritt für Schritt in der Dokumentation (englisch): Agent im Chat erstellen.
So sieht das Ergebnis aus
Der Agent arbeitet nach deiner Beschreibung und meldet, was er getan hat und was offen ist.
Was du behältst
Was abgelegt und bezahlt wird, entscheidest du. Discontinue legt erst nach Freigabe ab, bezahlt nichts und fragt beim Lieferanten nicht nach.
- Getränkehandel · 1.284,60 €
- vollständig · nach Freigabe abgelegt
- Wäscherei · 642,00 €
- Leistungsdatum fehlt · an das Team
- Bäckerei · Nr. 2291
- doppelt, liegt seit 3.11. vor · nicht abgelegt
Beispieldaten. Deine Ausgabe nutzt die Daten deines Hauses.
Systeme und Berechtigungen
| Software, eins davon genügt | Zugriff | Wofür |
|---|---|---|
| Buchhaltung & Bank | lesen und schreiben | Vorhandene Belege auf Doppelte prüfen, Rechnung nach Freigabe als Beleg ablegen |
| Team-Kanäle | schreiben | Ergebnis ins Team-Postfach oder in den Kanal zustellen |
sevDesk
Pennylane
Slack
TelegramWelche Daten und Aktionen verfügbar sind, hängt von der Schnittstelle des jeweiligen Systems ab. Du legst beim Verbinden fest, was freigegeben ist; jeder Lauf ist protokolliert.
Häufige Fragen
Wer darf Rechnungen an die Inbox schicken?
Nur Absender, die ihr erlaubt, zum Beispiel die Domains eurer Lieferanten. E-Mails von allen anderen starten nichts.
Welche Berechtigungen braucht „Lieferantenrechnungen ablegen“?
Buchhaltung & Bank (sevDesk oder Pennylane): lesen und schreiben, Vorhandene Belege auf Doppelte prüfen, Rechnung nach Freigabe als Beleg ablegen; Team-Kanäle (Slack, Microsoft 365, Google oder Telegram): schreiben, Ergebnis ins Team-Postfach oder in den Kanal zustellen. Du legst beim Verbinden fest, welche Bereiche und Aktionen freigegeben sind. Alles andere bleibt tabu.
Was passiert, wenn eine Regel nicht greift?
Agenten arbeiten nur mit freigegebenen Systemen und Aktionen. Wo eine Regel nicht greift, entscheidet ein Mensch, und jeder Schritt ist protokolliert.