Doppelte Lieferantenrechnungen und Zahlungen im Hotel automatisch finden
Jeden Dienstag liegt eine Liste möglicher Doppelter vor, beide Belege nebeneinander, vor dem nächsten Zahlungslauf.
- Auslöser
- wöchentlich, Dienstag
- Richtwert
- ≈ 6 Minuten je Haus und Tag (geschätzt)
- Systeme
- Buchhaltung & Bank
Heute
Eine Rechnung kommt per Post und per E-Mail, wird zweimal erfasst und manchmal zweimal bezahlt.
Danach
Jeden Dienstag liegt eine Liste möglicher Doppelter vor, beide Belege nebeneinander, vor dem nächsten Zahlungslauf.
So richtest du es ein
- 01
Beschreib die Aufgabe
In normaler Sprache, so wie du sie einer neuen Kollegin erklären würdest. Die Beschreibung unten ist ein Startpunkt.
- 02
Prüf den ersten Lauf
Discontinue zeigt dir das Ergebnis, bevor irgendetwas regelmäßig läuft.
- 03
Ab dann läuft es
Nach Zeitplan oder wenn etwas passiert. Ändern kannst du es jederzeit im Chat.
Prüf jeden Dienstag um 8:00 die Lieferantenrechnungen und Zahlungsausgänge der letzten 90 Tage in unserer Buchhaltung auf mögliche Doppelte: gleiche Rechnungsnummer beim gleichen Lieferanten, gleicher Betrag vom gleichen Lieferanten innerhalb von 14 Tagen und Rechnungen, die zweimal bezahlt wurden. Schick mir die Liste mit beiden Belegen nebeneinander. Lösch, storniere und buche nichts selbst.
Schritt für Schritt in der Dokumentation (englisch): Report im Chat erstellen und Zeitplan für einen Report anlegen.
So sieht das Ergebnis aus
Der Report kommt nach Zeitplan, dorthin, wo dein Team ihn liest.
Was du behältst
Was wirklich doppelt ist und wie es korrigiert wird, entscheidet deine Buchhaltung. Discontinue löscht und storniert nichts.
- Gleiche Rechnungsnummer
- 1 · Wäscherei, 642,00 €
- Zweimal bezahlt
- 1 · Getränkehandel, 1.284,60 €
- Gleicher Betrag in 14 Tagen
- 2 · zur Prüfung
Beispieldaten. Deine Ausgabe nutzt die Daten deines Hauses.
Systeme und Berechtigungen
| Software, eins davon genügt | Zugriff | Wofür |
|---|---|---|
| Buchhaltung & Bank | lesen | Lieferantenrechnungen, Belege und Zahlungsausgänge lesen |
| Team-Kanäle (optional) | schreiben | Ergebnis ins Team-Postfach oder in den Kanal zustellen |
sevDesk
Pennylane
Qonto
Slack
TelegramWelche Daten und Aktionen verfügbar sind, hängt von der Schnittstelle des jeweiligen Systems ab. Du legst beim Verbinden fest, was freigegeben ist; jeder Lauf ist protokolliert.
Häufige Fragen
Löscht Discontinue doppelte Belege?
Nein. Die Liste zeigt beide Belege nebeneinander; ob einer storniert oder Geld zurückgefordert wird, entscheidet deine Buchhaltung.
Welche Berechtigungen braucht „Doppelte Rechnungen finden“?
Buchhaltung & Bank (sevDesk, Pennylane oder Qonto): lesen, Lieferantenrechnungen, Belege und Zahlungsausgänge lesen. Du legst beim Verbinden fest, welche Bereiche und Aktionen freigegeben sind. Alles andere bleibt tabu.
Kostet jeder Lauf KI-Guthaben?
Nein. Ein Report wird einmal mit KI gebaut und läuft danach nach seiner gespeicherten Beschreibung. Geplante Report-Läufe kosten kein Guthaben.