Überfällige Hotelrechnungen nach Freigabe ans Inkasso übergeben
Jeden Montag eine Liste überfälliger Rechnungen; was du freigibst, wird als Inkassofall angelegt.
- Auslöser
- wöchentlich, Montag
- Richtwert
- ≈ 6 Minuten je Haus und Tag (geschätzt)
- Systeme
- Buchhaltung & Bank / PMS
- Buchhaltung & Bank
Heute
Überfällige Rechnungen bleiben liegen, weil das Zusammenstellen für das Inkasso Zeit kostet.
Danach
Jeden Montag eine Liste überfälliger Rechnungen; was du freigibst, wird als Inkassofall angelegt.
So richtest du es ein
- 01
Beschreib die Aufgabe
In normaler Sprache, so wie du sie einer neuen Kollegin erklären würdest. Die Beschreibung unten ist ein Startpunkt.
- 02
Prüf den ersten Lauf
Discontinue zeigt dir das Ergebnis, bevor irgendetwas regelmäßig läuft.
- 03
Ab dann läuft es
Nach Zeitplan oder wenn etwas passiert. Ändern kannst du es jederzeit im Chat.
Prüf jeden Montag um 9:00 alle Rechnungen, die mehr als 45 Tage überfällig sind. Schick mir eine Liste mit Kunde, Betrag, Fälligkeit und bisherigen Teilzahlungen. Leg einen Fall bei unserem Inkasso-Dienstleister erst an, wenn ich ihn einzeln freigegeben habe. Schreib keinem Kunden selbst.
Schritt für Schritt in der Dokumentation (englisch): Agent im Chat erstellen.
So sieht das Ergebnis aus
Der Agent arbeitet nach deiner Beschreibung und meldet, was er getan hat und was offen ist.
Was du behältst
Welche Forderung ans Inkasso geht, entscheidest du. Ohne deine Freigabe wird nichts übergeben, und Discontinue schreibt keinem Kunden.
- Mehr als 45 Tage
- 6 Rechnungen · 3.870 €
- Freigegeben
- 2 · Fall angelegt
- Zurückgestellt
- 4
Beispieldaten. Deine Ausgabe nutzt die Daten deines Hauses.
Systeme und Berechtigungen
| Software, eins davon genügt | Zugriff | Wofür |
|---|---|---|
| Buchhaltung & Bank oder PMS | lesen | Offene Rechnungen, Fälligkeiten und Zahlungen lesen |
| Buchhaltung & Bank | lesen und schreiben | Nach Freigabe einen Inkassofall anlegen |
| Team-Kanäle (optional) | schreiben | Ergebnis ins Team-Postfach oder in den Kanal zustellen |
sevDesk
Pennylane
Qonto
Debitura
Apaleo
Oracle OPERA Cloud
Cloudbeds
Beds24
Hospitable
Slack
TelegramWelche Daten und Aktionen verfügbar sind, hängt von der Schnittstelle des jeweiligen Systems ab. Du legst beim Verbinden fest, was freigegeben ist; jeder Lauf ist protokolliert.
Häufige Fragen
Übergibt Discontinue Forderungen ohne Rückfrage?
Nein. Jeder Fall braucht deine Freigabe, ohne sie bleibt es bei der Liste.
Welche Berechtigungen braucht „Forderungen ans Inkasso“?
Buchhaltung & Bank oder PMS (sevDesk, Pennylane, Qonto, Debitura, Apaleo, Oracle OPERA Cloud, Cloudbeds, Beds24 oder Hospitable): lesen, Offene Rechnungen, Fälligkeiten und Zahlungen lesen; Buchhaltung & Bank (Debitura): lesen und schreiben, Nach Freigabe einen Inkassofall anlegen. Du legst beim Verbinden fest, welche Bereiche und Aktionen freigegeben sind. Alles andere bleibt tabu.
Was passiert, wenn eine Regel nicht greift?
Agenten arbeiten nur mit freigegebenen Systemen und Aktionen. Wo eine Regel nicht greift, entscheidet ein Mensch, und jeder Schritt ist protokolliert.